Oliko se kirjanpidon tili 3010 vai 3020?
Moni pk-yritys seuraa tavoitteiden etenemistä tuloslaskelman kautta jossa seurantatasona toimii kirjanpidon tili tai tiliryhmä. Näitä tavoitteita ei kuitenkaan ole synnytetty tätä kautta, tai ainakaan en ole tavannut yrittäjää joka ajattelisi natiivisti tuloslaskelman tilien kautta liiketoimintaansa. Monesti taustalla tavoitteet ovat rakennettuja mm:
- tuotteittain tai tuoteryhmittäin
- myyjittäin
- asiakkaittain tai asiakasryhmittäin
- alueittain tai toimipisteittäin
Miksi seuranta tehdään sitten kirjanpidon tilien kautta? Syynä lienee että pk-yrityksen tietojärjestelmät eivät kata liiketoiminnan kaikkia osa-alueita ja/tai tietojärjestelmien välillä olevaa koostavaa kerrosta ei ole jolla tavoitteiden asetanta ja seuranta voitaisiin suorittaa saumattomasti. Toki tietojärjestelmiä voi omaan käyttöön rakentaa mutta monesti valitaan ratkaisu jossa tiedot koostetaan eri järjestelmistä exceliin joka toimii rajapintana eri järjestelmien välillä. Mutta näissä taulukoissa on se huono puoli että ne eivät päivity ja niiden jakaminen on hankalaa.
Seuraavassa esimerkki miten automaattinen taloudenohjauksen järjestelmästä (Netvisor) haettu laskutus myyjittäin verrattuna myyntibudjettiin näyttää.
Suoria hyötyjä
- Myyjät voivat seurata budjetin etenemistä reaaliajassa toteutuneen myynnin ja laskuttamattoman/toimittamattoman tilauskannan perusteella
- Raportti tulee täysin valmiina eikä sitä kenenkään tarvitse konfiguroida
- Budjetti voidaan syöttää suoraan ohjausnäkymässä
Budjetti voidaan kerätä järjestelmään myös automaattisesti järjestelmän muodostaman ja lähettämän interaktiivisen taulukon kautta (Google sheet), josta tiedot luetaan automaattisesti. Myös seuraavan budjettikierroksen voi järjestelmän pyytää ajastetusti lähettämään interaktiivinen taulukko budjettitiedon keräämiseksi, tietysti sisältäen toteutumat aikaisemmilta kausilta pohjana.
Tukeeko teidän johtamisjärjestelmä liiketoiminnan suunnittelua ja seurantaa niillä käsitteillä joilla liiketoimintaasi pyöritetään?