Älykkäällä agendalla ryhtiä strategia- ja johtamistyöhön

Palvelun ominaisuuksien avulla ajastetaan asioiden systemaattista käsittelyä ja automatisoidaan kokousten valmistelua sekä parannetaan päätösten seurantaa. Se luo asialistan ja kerää siihen liittyvän tausta-aineiston järjestelmistä osallistujien käytettäväksi. Palvelu tukee päätöksentekoprosessia käsiteltävän asian esittämisestä, kommenttien, keskustelun ja päätösten dokumentointiin saakka. Se huolehtii myös tarvittavista äänestyksistä, päätösten vastuuttamisesta ja toteutuksen aikataulutuksesta.

Työkalu jakaa osallistujille kokousmuistiot ja pöytäkirjat. Se lisää automaattisesti päätökset ja tehtävät kunkin vastuuhenkilön agendalle sekä auttaa raportoimaan näiden edistymistä jatkokokouksissa. Järjestelmä mahdollistaa käyttöoikeuksien rajoissa kokousten tilan ja sisällön läpinäkyvyyden organisaatiossa

Uudet ominaisuudet palaverien rakennepohjiin

Palaverien rakenteita on uudistettu tukemaan johdonmukaisempaa työskentelyä. Palaverivaiheita on täsmennetty, mm. oma vaihe etukäteistarkastelua varten. Palaveriin kytkettävä sisältö sekä johtopäätökset ja seuranta on nyt selkeämmin eriytetty. Laajensimme poimittavaan sisältöön myös toimintaympäristön ilmiöt sekä markkinahavainnot. Palaverissa tehdyt kommentit ja päätökset kirjautuvat automaattisesti keskustellulle sisällölle, eli esim. strategiseen toimenpiteeseen tehtävät päätökset näkyvät myös toimenpiteen historiassa. Lisäksi laajensimme pohjaan osion aikaisempien palaverien sovittujen toimenpiteiden ja niiden tilan läpikäyntiin.

Osiokohtainen kello

Palvelu varmistaa, että kokouksen ajankäyttö kohdistuu tarkoituksenmukaisesti. Olemme tuoneet palaverille osiokohtaisen aikarajan. Palvelu seuraa jäljellä olevaa aikaa ja näyttää ajan ylittymisen värikoodeilla parantaen näin palaverien kokonaishallintaa.

Parannetulla kommunikoinnilla tehdyt päätökset ja tehtävät näkyvästi arjen tukena

Palvelun tilannehuone kokoaa viimeisimmän keskustelun, kokousten päätökset ja tehtävät käyttäjän omaan agendaan. Järjestelmä lähettää palaverista myös yhden valmiin koosteen, jossa suoraan viestissä on koostettu henkilölle kohdistetut ja sovitut tehtävät muistin tueksi. Järjestelmä muodostaa perinteisen muistionnäköisen palaveripöytäkirjan osallistujista, käsitellyistä aiheista ja sovituista asioista. Pöytäkirjan voi muodostaa Microsoft Word (.docx) tai pdf -muotoisena. Käyttäjä voi ladata pöytäkirjan myös jalostettavaksi ja käyttää siinä vaikka Microsoft Word -muotoa ja tallentaa muokatun pdf-muotoisen pöytäkirjan kokousmuistioksi. Palvelun arkistointi huolehtii tarvittaessa pysyväisyydestä ja koskemattomuudesta.

Selkeämpi palaverien koostenäkymä

Yksinkertaistimme ja selkeytimme palaverien koostenäkymää. Näkymässä on selkeämmin eroteltu eri palaverisarjat, niiden aikataulutus ja lyhyen ajan viikkonäkymä.